Quase todo dono de clínica tem um número na cabeça do quanto quer faturar por mês. Esse número costuma ser redondo e vir do desejo, não de conta nenhuma.
Existe um jeito de chegar nele por outro caminho, de baixo para cima. Some o custo fixo com o lucro que você quer que sobre, divida pelo valor médio que cada paciente gasta, e o resultado é quantos atendimentos o mês precisa ter. Esse número dividido pelos dias úteis dá a meta do dia, que é a única que a equipe consegue acompanhar.
A diferença entre as duas metas é que a primeira só cobra e a segunda diz o que fazer.
Meta sem conta é desejo
A meta mais comum em clínica é um número redondo que soa bem: quinhentos mil no ano, cem mil no mês. Ele não vem de lugar nenhum, e por isso não diz o que fazer. Se no dia 20 a clínica está em sessenta por cento, ninguém sabe se aquilo é normal, se é problema, e muito menos o que fazer a respeito.
A meta construída de baixo para cima produz outra conversa. Se a clínica precisa de 84 atendimentos no mês e está no 48º no dia 20, a pergunta deixa de ser vaga: faltam 36 em oito dias úteis, ou seja, quatro e meio por dia contra uma média de dois e meio até aqui.
Isso já diz o que fazer. Dá para abrir agenda, chamar a lista de quem está atrasado no retorno, voltar a falar com quem recebeu orçamento e não respondeu. O número deixa de julgar e passa a orientar.
O erro comum: meta anual sem meta semanal
Meta que só é olhada no fechamento do mês chega tarde. Quando o dono descobre no dia 30 que faltaram vinte por cento, não sobra tempo para reagir. A meta precisa ser semanal para servir de alguma coisa, porque uma semana ruim ainda dá para compensar com três semanas pela frente, e um mês ruim já é um mês ruim.
O segundo erro é ter uma meta só para a clínica inteira. Um número global esconde que a agenda de um profissional está vazia e a de outro está lotada, ou que um procedimento caiu pela metade e outro cresceu. Meta por profissional e por tipo de procedimento mostra onde agir. Meta global só mostra o resultado.
Como chegar no número
- Some o custo fixo do mês, o de verdade. Aluguel, folha, sistemas, contador, energia, o que existir. É a base da conta, e é o número que muita clínica descobre estar subestimando quando faz isso pela primeira vez.
- Defina o lucro que você quer, em reais. Não em porcentagem. Quanto o dono quer que sobre no fim do mês, em dinheiro. Porcentagem é confortável e vaga; valor em reais obriga a decidir.
- Calcule o faturamento necessário. Custo fixo mais lucro, dividido pela margem de contribuição (o que sobra de cada real faturado depois de descontar o que varia com o atendimento, como material e comissão). Esse é o faturamento mínimo, não a ambição.
- Transforme em atendimentos. Divida o faturamento necessário pelo valor médio que cada paciente gasta na clínica. O resultado é quantos atendimentos pagos o mês precisa ter, que é a unidade que a equipe entende.
- Quebre em semana e em dia útil. A meta do dia é a que muda comportamento, porque é a única que dá para corrigir no dia seguinte. Ajuste pelos meses mais fracos da sua especialidade, porque quase toda clínica tem alguns.
- Divida por profissional e por tipo de procedimento. Assim a meta aponta para uma agenda específica, e não para o resultado abstrato da clínica inteira.
- Olhe toda semana, sempre os mesmos números. A meta só funciona quando entra na rotina descrita em os números que o dono de clínica deveria olhar toda segunda. Meta sem leitura semanal é decoração.
Os números
| Etapa do cálculo | Conta | Observação |
|---|---|---|
| Faturamento mínimo | (custo fixo + lucro desejado) ÷ margem de contribuição | É o piso, não a meta ambiciosa |
| Atendimentos necessários | Faturamento mínimo ÷ valor médio por paciente | Unidade que a equipe entende |
| Meta da semana | Meta do mês ÷ semanas úteis | Prazo em que ainda dá para corrigir |
| Meta do dia | Meta do mês ÷ dias úteis | Ajustada pelos meses mais fracos |
| De quanto em quanto tempo olhar | Toda semana | Uma vez por mês chega tarde para reagir |
| Nível de detalhe | Por profissional e por tipo de procedimento | Meta global esconde onde está o problema |
Onde isso trava na vida real
A conta é fácil de fazer uma vez e difícil de manter viva. Para saber onde a clínica está hoje, alguém precisa somar o faturamento da semana, separar por profissional e por procedimento, comparar com a meta e mostrar isso para a equipe antes que a semana acabe.
Feito no fim do mês, com relatório do sistema financeiro, chega quando não dá mais para reagir.
É por isso que a maioria das clínicas tem meta e não usa. O número existe. A leitura semanal é que não acontece.
Um jeito de não fazer isso tudo na mão
Repare no trabalho que uma leitura semanal dá: exportar o faturamento, separar por profissional, separar por procedimento, comparar com a meta, e ainda olhar o que está marcado na agenda e o que tem de orçamento em aberto para saber se o mês fecha. É meia manhã de alguém, toda segunda, e por isso quase nunca acontece duas semanas seguidas.
O Clinoo é um sistema feito para clínicas que definem a meta em janeiro e só descobrem no dia 30 se bateram. Ele acompanha o que já foi realizado contra a meta, com quebra por período, e mostra o quanto falta antes de o mês fechar.
Como o caminho do paciente e a lista de retorno estão no mesmo lugar, dá para ver o que ainda existe de agendado e de orçamento em aberto para cobrir a diferença. Quando falta, a clínica sabe quem chamar, em vez de esperar o resultado aparecer no fechamento.
Se quiser ver como isso funciona na prática, veja como o Clinoo faz isso.
Perguntas frequentes
Como calcular a meta de faturamento de uma clínica?
Some o custo fixo do mês e o lucro que você quer que sobre, divida pela margem de contribuição e chegue no faturamento mínimo. Depois divida pelo valor médio que cada paciente gasta para saber quantos atendimentos o mês precisa ter.
A meta deve ser em dinheiro ou em número de atendimentos?
Nos dois. O dinheiro é o objetivo, o número de atendimentos é o que a equipe acompanha no dia a dia. Ninguém consegue agir sobre reais, mas todo mundo consegue agir sobre agenda.
De quanto em quanto tempo acompanhar a meta?
Toda semana. Uma semana ruim ainda dá para compensar dentro do mês; um mês ruim descoberto no dia 30 já não dá. É essa frequência que separa a meta que orienta da meta que só cobra.
Devo ter meta por profissional?
Costuma valer, porque a meta global esconde agenda vazia de um lado e lotada do outro. O cuidado é que a meta de cada um reflita a agenda que ele realmente tem disponível, e não uma divisão igual do total.
E se a meta nunca é batida?
Normalmente por um de dois motivos. Ou o número foi escolhido por ambição em vez de sair da conta, ou existe uma etapa do atendimento derrubando o resultado. Vale conferir a conta antes de cobrar mais da equipe.
